สรุปคอร์ส : Introduction to Data Studio จาก Google Analytics Academy EP.1

มาแล้วคร้าบ สำหรับคอร์ส Introduction to Data Studio ของ Google Analytics Academy ลงเรียนกันได้ฟรี !! เรียนจบ ทำแบบฝึกหัดครบ ได้ใบ Certificate อีกแล้ว

คอร์สนี้จะพาทุกคนมารู้จักเจ้า Data Studio ที่เป็นเครื่องมือเอาไว้สร้าง Report ซึ่งเพื่อนๆอาจเคยใช้ตัวอื่นมาบ้างแล้ว อย่างพวก Tableau, Power BI, Looker, Qlik และอีกมากมาย แต่ความ Cool ของเจ้า Data Studio คือแม่งมี Google map และยังดู Street view กันใน Dashboard ได้อีก ทำได้ขนาดนี้ไม่ต้องบอกก็รู้ล่ะว่าเจ้า Data Studio เป็นของ Google เค้าแน่นวลลลล

คอร์สนี้เหมาะกับใคร

  • คนที่สนใจที่จะเริ่มสร้าง Dashboard หรือ Report โดยอาศัยเทคนิค Data Visualization
  • คนที่เบื่อกับการสร้างกราฟใน Excel หรือ Google Sheet
  • คนที่ต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมากและทำ Report อยู่เป็นประจำ
  • คนที่สนใจ Data Studio มาตั้งนานแล้ว แต่ไม่รู้จักมันซักที
  • คนที่ว่าง ไม่มีอะไรทำ

เนื้อหาในคอร์สมีอะไรบ้าง

Unit 1: Welcome to Data Studio
Unit 2: Navigate Data Studio
Unit 3: Build your first report
Unit 4: Format and Design Reports

เพื่อให้ไม่เป็นการเสียเวลา ไปเริ่มกันเลยยยยย

Unit 1: Welcome to Data Studio

What is Data Studio

Data Studio เป็น Data Visualization platform สามารถนำข้อมูลจากหลายแหล่งมารวมกันและสร้างเป็น Report และ Dashboard ที่เป็นประโยชน์ ที่สำคัญ ฟรี !! และ Data Studio อยู่บน Cloud นั่นหมายถึง ทุกคนสามารถใช้งานได้ ขอแค่เข้าถึง internet โดยไม่จำเป็นต้องลงโปรแกรมอะไรทั้งสิ้น สะดวกเกินไปแล้วววว

Note ต่อไปนี้การใช้คำว่า Report หรือ Dashboard คือสิ่งเดียวกัน ป้องกันการงงเวลาอ่าน

How Data Studio works

ข้อแรก เราต้องมี Data set ก่อนเลย โดย Data set จะแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ Dimension และ Metric

Dimensions

เป็นข้อมูลลักษณะ categories เช่น ID, names, descriptions, date เป็นต้น

Metrics

เป็นค่าที่ใช้วัดแต่ละ dimensions ซึ่ง Metrics ใน Data Studio จะเป็นค่าที่ถูกคำนวนแล้ว เช่น sums, counts, หรือ ratios

Data set จะถูกจัดอยู่ในรูปแถวและคอลัมน์ โดย 1 แถวจะเก็บข้อมูล 1 record ลองมาดูหน้าตา Data set กันก่อน

จากรูปจะเห็นว่ามีคอลัมน์ ProductName และ Brand เป็น Dimension เพราะเก็บข้อมูลเป็น Category ก็คือชื่อสินค้า และยี่ห้อสินค้า และมีคอลัมน์ Quantity Sold เป็น Metric ที่เก็บค่าเป็นตัวเลขแทนจำนวนสินค้าที่ขายได้ เราอาจใช้ Data set ที่อยู่ในรูปของ Spreadsheet, ฐานข้อมูล SQL, หรือจาก Google Analytics ก็ได้

Data Sources by Introduction to Data Studio

โดยเราจะใช้งาน Data set ผ่าน Data Sources ใน Data Studio โดยตั้งค่าผ่านตัว Connector เปรียบเสมือนประตูบ้านที่สามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานของ users ได้ด้วย โดยจะมี Data Flow ตามรูปข้างล่าง

Data Flow by Introduction to Data Studio

เมื่อตั้งค่า Connector เสร็จแล้วก็สามารถใช้ Data Set ในการสร้าง Report หรือ Dashboard ต่อไปได้

Data Flow by Introduction to Data Studio

Unit 2: Navigate Data Studio

รู้จักกันพอหอมปากหอมกันแล้ว ก็มาเริ่มใช้ Data Studio กัน เข้าไปที่ www.google.co.th แล้ว Search ว่า Data Studio จากนั้นคลิก Link แรก จากนั้นเข้าใช้ Data Studio โดย login ผ่าน gmail

https://gph.is/g/amzP12P

Data Studio Homepage

Data Studio Homepage

หลังจาก Login เข้ามาแล้วก็จะเจอกับ Homepage ลองมาดูส่วนต่างๆ กันว่ามีอะไรบ้าง โดยจะแบ่งเป็น 4 ส่วนหลักๆ

1. Side bar

ส่วนนี้จะประกอบไปด้วย

  • ตุ่ม Create เพื่อทำการสร้าง Report ใหม่
  • ตุ่ม Recent เพื่อดู Reports ล่าสุดที่เพิ่งเข้าใช้งาน
  • ตุ่ม Shared with me เพื่อดู Reports ที่คนอื่น share มาให้
  • ตุ่ม Owned by me เพื่อดู Reports ที่สร้างขึ้นเอง
  • ตุ่ม Trash เพื่อดู Reports ที่ถูกลบไป

2. Search box

ใช้สำหรับหาสิ่งต่างๆ ใน Data Studio

3. Tab ต่างๆ

  • Reports ใช้ดู Dashboard ที่สร้างขึ้น
  • Data sources ใช้ดู Data sources ที่มี
  • Explorer ใช้ดู Explorer เป็นการ Analysis เร็วๆ ซึ่งไม่สามารถแชร์ให้คนอื่นได้

4. Lists

แสดงรายละเอียดของสิ่งที่มีอยู่ใน Tab ต่างๆ ที่เราคลิก

Data source overview

เพื่อให้ทุกคนได้เห็นภาพมากขึ้น จะใช้ free data set จาก tableau ที่ชื่อ Super Store Sales เป็นข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าที่สมมุติขึ้น โดยนำมาดัดแปลงนิดหน่อย และแปะบน Google Sheet เพื่อใช้เป็น Data Source ประกอบคอร์สนี้เลยยยย

เริ่มสร้าง Data source ด้วยการคลิกตุ่ม Create แล้วเลือก Data source

Create Data source

เจ้า Data Studio สามารถเชื่อมต่อได้หลายรูปแบบ มีทั้ง Google Connectors 17 ตัว และ Partner Connectors อีก 188 ตัว เยอะมากกกกก ในคอร์สนี้เราเลือกใช้ Google Sheets

Select Connectors

ทำการ Authorize ผ่าน gmail ให้เรียบร้อย

Authorization

จากนั้นเลือก Spreadsheet และ Worksheet ที่มีข้อมูลอยู่ เดี๋ยวจะอธิบายส่วนต่างๆ ในขั้นตอนนี้เลยด้วยจ้า

Select connection

1. เลือกที่มาของ Source

2. เลือก Spreadsheet

3. เลือก Worksheet

4. เลือก Options

  • Use first row as headers : ให้แถวแรกของข้อมูลเป็น headers (หัวตาราง)
  • Include hidden and filtered cells : เอาข้อมูลมาทั้งหมดโดยรวมข้อมูลที่ถูกซ่อนหรือถูก filter ด้วย

จากนั้นกดตุ่ม Connect ด้านขวาบน เพื่อเชื่อมต่อข้อมูลจาก Google sheet เข้าสู่ หน้าจอ Data source management


Data source management

1. Data Credentials

กำหนด Access ให้ users เห็นข้อมูลบน Reports (เดี๋ยวมีอธิบายเพิ่มท้ายบทความ)

Data source

2. Data freshness

ความสดใหม่ของข้อมูล (เหมือนไปซื้อที่ตลาดเลย 555) โดยเลือกระยะเวลาเพื่อให้ Data update จาก Data source ยิ่งเลือกน้อยเท่าไหร่ก็จะทำให้มีการ sync data บ่อยและสดใหม่ แต่จะทำให้ performance ของ report ช้าลง เพราะมัวแต่ sync data 55555

Data freshness

3. Community visualizations access

เลือกว่าจะเปิดสิทธิ์ให้เข้าถึงผ่าน Third Party มั้ย โดยปกติจะเลือกเป็น OFF เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล

Community visualizations

4. Field Editing in Reports

ถ้าเราเป็นเจ้าของ Data source ในส่วนนี้จะอนุญาตให้ เปิดหรือปิด Field ต่างๆ ใน Report Level ได้ โดย default จะเป็น ON

5. Field

ส่วนนี้จะเป็นรายละเอียดของคอลัมน์ต่างๆ ที่อยู่ใน Data source ของเรา ซึ่งจะแถมคอลัมน์ที่ 11 เข้ามาให้ auto คือ Record Count เป็นการนับจำนวนแถวทั้งหมดของข้อมูล

6. Type

หรือ Data type เป็นประเภทของข้อมูล มีด้วยกันอยู่ 7 ประเภท เราสามารถเปลี่ยน Data type ของแต่ละ Field โดยคลิก Drop down ที่ Field นั้น สังเกตเห็นว่า Data Studio มันฉลาดไม่เบา เพราะเลือก Data type ให้แบบอัตโนมัติโดยดูจากข้อมูลที่มี

Data Types

7. Default Aggregation

การคำนวนข้อมูล หาก Field นั้นเป็น Dimension ค่าส่วนนี้จะเป็น None หาก Field เป็น Metric ค่าส่วนนี้มักจะเป็น Sum หรือ Average และยังมี Aggregation แบบอื่นๆ ด้วย โดยมีทั้งหมดด้วยกัน 9 แบบ

Aggregations

8. Description

เราสามารถใส่คำอธิบายในแต่ละ Field เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

9. Add Field

สร้าง Field ใหม่ สามารถใช้ Expression ในการสร้าง Field ใหม่ด้วย เช่น การใช้ CASE WHEN ซึ่งจะอธิบายอีกทีใน Part ต่อๆ ไป

10. Share

เปิดสิทธิ์ให้ users แก้ไข Data Source ได้ (เดี๋ยวมีอธิบายเพิ่มช่วงท้ายบทความ)

เมื่อตั้งค่าต่างๆ เสร็จแล้ว กดตุ่ม Create Report


Report overview

ลองมาดูส่วนของ Report หรือหลายคนเรียกว่า Dashboard เดี๋ยวจะเล่าในแต่ละส่วนแบบคร่าวๆ นะครัช

Report in Edit mode

1. Mode

แบ่งเป็น 2 Mode คือ Edit และ View

  • Edit : Mode ของการสร้างและแก้ไข Reports แบบในภาพด้านบน ซึ่งจะมี Tools ต่างๆ มากมายโผล่ขึ้นมาเพื่อปรับแต่ง Reports
  • View : Mode ของการแสดงผล Reports แบบที่ users ทั่วไปเห็น

2. Tools Bar

จะอธิบายทีละอันโดยเรียงจากซ้ายไปขวา

  • Add a page : สร้าง Report เพิ่มขึ้นอีกหน้า
  • Undo, Redo
  • Selection Mode
  • Add a chart : สร้าง Charts ต่างๆ เพิ่มลงใน Canvas
Add a chart
  • Community visualizations : สร้าง Charts ชนิดอื่นๆ จาก Community source
Community visualizations
  • Date Range : ช่วงเวลาที่แสดงผลข้อมูล
  • Filter Control : ใส่ตัวกรองข้อมูล คล้ายๆ กับ Drop down ลงไปใน Canvas
  • Data Control : Add ข้อมูลจาก Google products ลงไปใน Canvas
Data Control
  • URL : ใส่ URL embeded ลงไปใน Canvas
  • Image : ใส่รูปภาพลงใน Canvas
  • Text : ใส่ข้อความลงใน Canvas
  • Line : ใส่เส้นรูปแบบต่างๆ ลงใน Canvas
  • Shapes : ใส่รูปทรงเรขาคณิตต่างๆ ลงใน Canvas

3. Charts

Chart ที่ถูกเพิ่มลงไปใน Canvas โดยในรูปจะเป็น Table Chart ที่ Data Studio เพิ่มให้โดยอัติโนมัติหลังจาก เข้ามาสู่ในส่วนของ Reports

4. Canvas

เป็นพื้นที่ใช้สร้าง Reports สามารถกำหนดขนาดได้ จาก Theme and Layout

5. Theme and Layout

  • Theme : เป็นธีมสีที่ Data Studio มีอยู่แล้ว
  • Layout : ปรับขนาดของ Canvas และ Orientation แบบเดียวกับการตั้งค่าหน้ากระดาษใน Word

6. Share

เปิดสิทธิ์ให้ users Edit หรือ View ส่วนของ Report ได้ (มีอธิบายเพิ่มท้ายบทความ)

ลองมาดูตัวอย่างการแสดงผลของส่วนต่างๆ ใน Reports เพื่อให้เห็นภาพชัดมากขึ้น

Report components

Access controls

ส่วนนี้จะอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดสิทธิ์การเข้าถึงในส่วนของ Data source และ Report ที่ค้างไว้จากข้างบน อย่างละเอียดยิบบบบ (ที่จริงเนื้อหาส่วนนี้อยู่ใน Unit1 แต่เอามาเรียงใหม่เพื่อความเข้าใจมากขึ้น)

1. Data source access

users สามารถจัดการ Data source ได้ โดยจะแบ่งเป็น 2 แบบ คือ Credentials เพื่อเห็นข้อมูลที่แสดงผลบนใน Charts บน Reports และ Access ที่เป็นการให้สิทธิ์ users เพื่อเข้าไปดูหรือแก้ไข Data source

Credentials

Owner’s Credentials

users ที่มีสิทธิ์เข้าถึง report ไม่ว่าจะเป็น View’s หรือ Edit จะสามารถเห็นข้อมูลใน report ได้ แต่ไม่สามารถ Edit Data source ได้ ยกเว้น user ที่สร้าง Data source โดยปุ่ม Edit data source จะเป็นสีเทาแบบในรูป

Data Source Access

Viewer’s Credentials

users ที่มีสิทธิ์เข้าถึง report ไม่ว่าจะเป็น View’s หรือ Edit จะไม่เห็นข้อมูลอะไรทั้งสิ้นใน reportโดยจะมีข้อความขึ้นว่า Insufficient permission to the underlying data set ! และไม่สามารถเข้าไป Edit Data source ได้เช่นกัน

Viewer’s Credentials
Data Source Access

Access

แต่หากเราต้องการเปิดสิทธิ์ให้ users เข้าไปแก้ไข Data source ได้ ทำได้ 2 วิธี คือ

  • เปิดสิทธิ์หลังจาก Connect กับ Data Source แล้วเข้าสู่หน้า Data Source Management (มีบอกด้านล่างในส่วนของ Data Source overview)
  • เปิดสิทธิ์ให้ในภายหลัง โดยการเข้าไปที่ Data Studio Homepage (มีอธิบายส่วนนี้ข้างล่าง) จากนั้นเลือก Tab ไปที่ Data sources แล้วกดไอคอน จุด 3 จุด หลัง Data Source ที่ต้องการแชร์ จากนั้นกำหนดสิทธิ์ได้เลย
Share Data Source from Data Studio Homepage

เมื่อคลิกตุ่ม Share แล้วจะมีหน้าต่าง Sharing with others ขึ้นมา โดยจะมีอยู่ 3 ส่วน

Tab : Add people

ใส่อีเมลของ users ที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึง Data sourceโดยสามารถเลือก สิทธิ์โดยการคลิก Drop down ว่าจะให้เป็น Can edit หรือ Can view จากนั้นติ๊กเครื่องหมายถูกลงบน checkbox Notify people เพื่อส่ง email ที่แนบ URL Data source ให้ users ด้วย

Add People tab in Sharing with others (Data Source)

Tab : Manage access

เป็นการจัดการสิทธิ์ของ users ต่างๆ และตั้งค่าของ Data source นี้ด้วย โดยแบ่งเป็น 5 แบบด้วยกันขึ้นอยู่กับการใช้งานของ Data source นั้นๆ โดยการคลิก Drop down ตามรูปด้านล่าง (สังเกตในกรอบสีแดง ว่าเป็นการจัดการ Data source access) และยังมี checkbox ด้านล่างที่สำคัญไม่แพ้กัน มี 2 ส่วน คือ

Prevent editors from changing access and adding new people

ป้องกันไม่ให้ users แชร์ Data source ของเราต่อไปยัง users อื่น หรือลบ users ที่มีสิทธิ์อยู่แล้วใน Data source ด้วย

Disable downloading, printing and copying for viewers

ป้องกันไม่ให้ users ทำการ download หรือทำสำเนาออกไปได้

Manage access tab in Sharing with others (Data Source)

Tab : Added reports

เป็นการจัดการ Report ที่ใช้ Data souce นี้ โดยเราสามารถ Remove ตัว Report ที่เราไม่ต้องการให้เข้าถึง Data souce ได้โดยการกดตุ่ม Remove ออกได้ด้วย

Added reports tab in Sharing with others (Data Source)

2. Reports access

users สามารถจัดการส่วนของ Data visualization ได้ เช่น การสร้าง Report แก้ไข้ Charts ต่างๆ บน Canvas สามารถกำหนดสิทธิ์ได้เป็น View หรือ Edit และแจ้ง users ได้ผ่านทาง email โดยจะมี URL เข้าถึงส่วนต่างๆ ได้ โดยการคลิกที่ตุ่ม Share ที่อยู่ด้านขวาบนในส่วนของ Report จากนั้นจะมีหน้าต่าง Sharing with others ขึ้นมา โดยจะมีอยู่ 2 ส่วน

Tab : Add people

ใส่อีเมลของ users ที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึง Report โดยสามารถเลือก สิทธิ์โดยการคลิก Drop down ว่าจะให้เป็น Can edit หรือ Can view จากนั้นติ๊กเครื่องหมายถูกลงบน checkbox Notify people เพื่อส่ง email ที่แนบ URL report ให้ users ด้วย

Add People tab in Sharing with others (Report)

Tab : Manage access

เป็นการจัดการสิทธิ์ของ users ต่างๆ และตั้งค่าของ Reports นี้ด้วย โดยแบ่งเป็น 5 แบบด้วยกันขึ้นอยู่กับการใช้งานของ Reports นั้นๆ โดยการคลิก Drop down ตามรูปด้านล่าง (สังเกตในกรอบสีแดง ว่าเป็นการจัดการ Report access)

และยังมี checkbox ด้านล่างที่สำคัญไม่แพ้กัน มี 2 ส่วน คือ

Prevent editors from changing access and adding new people

ป้องกันไม่ให้ users แชร์ Reports ของเราต่อไปยัง users อื่น หรือลบ users ที่มีสิทธิ์อยู่แล้วใน Reports ด้วย

Disable downloading, printing and copying for viewers

ป้องกันไม่ให้ users ทำการ download หรือทำสำเนาออกไปได้

Manage access tab in Sharing with others (Report)

เราสามารถเปิดสิทธิ์ได้อีกวิธีโดยการเข้าไปที่ Data Studio Homepage จากนั้นเลือก Tab ไปที่ Reports แล้วกดไอคอน จุด 3 จุด หลัง Report ที่ต้องการแชร์ จากนั้นกำหนดสิทธิ์ได้เลย

Share Report from Data Studio Homepage

สิ่งที่ได้จาก EP.1

เขียนไปเขียนมา เอ๊ะทำไมมันเริ่มยาว เลยคิดว่าขอจบ EP.1 ไว้แค่นี้ก่อนดีกว่า ไม่งั้นคงอ่านกันเบื่อแย่ บทความนี้ได้ครอบคลุม Unit 1–2 ในคอร์สเรียบร้อย ลองมาดูกันว่า EP.1 นี้เราพูดถึงอะไรกันไปแล้วมั่ง

  • What is Data Studio
  • How Data Studio works
  • Data source overview
  • Report overview
  • Access controls อย่างละเอียดยิบทั้ง Data Sources และ Reports

พูดคุยหรือติชมได้ที่ https://www.facebook.com/Malonglearn/